نمونه فرم مصاحبه استخدام منشی

سلام خدمت کاربران عزيز به سايت جستير خيلي خوش آمديد در اين مطلب ميخواهيم درباره ي نمونه فرم مصاحبه استخدام منشی اطلاعاتی در اختيار شما قرار دهيم ما را تا انتهاي مطالب همراهي بفرماييد.

۱. ممکن است خودتان را معرفی کنید؟

چرا این سوال را می‌پرسند؟ مدیران استخدامی این سوال را مطرح می‌سازند تا بفهمند که نامزدهای شغل موردنظر، خودشان را چقدر شایسته موقعیت شغلی می‌بینند. نیکولای می‌گوید: «کارفرما می‌خواهد بشنود که نامزدها تکالیف‌شان را انجام داده‌اند و سابقه‌ی خوبی دارند. مصاحبه‌گر همچنین به سطح اعتماد به نفس متقاضی از طریق تصویری که از خود به نمایش می‌گذارد توجه می‌کند. به‌علاوه، توجه مصاحبه‌گر به شایستگی‌های بارز رفتاری متقاضی معطوف می‌شود تا بفهمد آیا شخص مناسبی برای این جایگاه شغلی است. اگر این پاسخ آغازین ضعیف باشد، باقی مصاحبه افت پیدا می‌کند یا مصاحبه کوتاه و خلاصه پایان می‌گیرد.

نکته‌ی فریبنده‌ی آن چیست؟ نیکلای می‌گوید: «این سوال می‌تواند شما را وسوسه کند تا از زندگی شخصی خود بگویید که البته اصلا نباید همچین کاری کنید! اغلب متقاضیان به‌اندازه‌ی کافی تجربه ندارند که حیله‌ی پشت این سوال را متوجه شوند و به همین خاطر ممکن است از جنبه‌ی شخصی پاسخ سوال را بدهند و مثلا بگویند: «سه‌تا بچه دارم، متاهل هستم و جملاتی از این قبیل. چه باور کنید یا نکنید، وقتی مصاحبه‌گر این سوال را مطرح می‌کند، حتی حرفه‌ای‌ترین نامزدهای شغلی هم دُم به چنین تله‌ای می‌دهند، مخصوصا اگر مصاحبه‌گر فرد را برانگیزد که بیشتر توضیح دهد.»

پاسخ مناسب چیست؟ پاسخ دقیق و متمرکز ارزش شما را برای سازمان یا اداره موردنظرتان نشان می‌دهد. نیکولای می‌گوید: «کارفرما می‌خواهد دستاوردهای شما را در دو یا سه جمله‌ی موجز و روشن پشت‌سرهم بشنود که حال و هوای مصاحبه‌ شغلی را مشخص کند. به‌ یاد داشته باشید این شما هستید که به دیگران می‌گویید درباره‌ی شما چه فکری کنند. پس هشیار باشید و توانایی‌های برتر خود را در پاسخ خود بگنجانید.

به‌ عنوان مثال می‌توانید بگویید: «به‌خاطر مهارت‌های ذاتی‌ام در تجزیه و تحلیل مسائل و پیدا کردن راهکارها، معروفم به اینکه روند عملکرد ضعیف تیمی را می‌توانم معکوس کنم.» این حرف به مصاحبه‌گر می‌گوید که نامزد این شغل مهارت‌های تحلیلی، توانایی حل مسائل و قابلیت رهبری برای معکوس‌سازی عملکرد شغلی و غیره را دارد. حداقل چهار مهارت رفتاری در این پاسخ ساده نهفته است و فضای مصاحبه را چنان مشخص می‌کند که مصاحبه‌گر مشتاق به پرسش سوالات هدفمندتری هم می‌شود.

۲. خودتان را در یک کلمه چطور توصیف می‌کنید؟

چرا این سوال را می‌پرسند؟ این حرف احتمالا چند نکته را در ارتباط با شما مشخص می‌کند: تیپ شخصیتی‌تان، چقدر در دریافت‌تان نسبت به خود اعتماد دارید و اینکه سبک کاری‌تان تا چه حد مناسب شغل درخواستی است.

نکته‌ی فریبنده‌ی آن چیست؟ این حرف می‌تواند خصوصا در اوایل مصاحبه شغلی به یک چالش تبدیل ‌شود، چراکه حقیقتا نمی‌‌دانید که رئیس‌تان به دنبال چه نوع تیپ شخصیتی می‌گردد. تیلور می‌گوید: «تفاوت اندکی میان خودستایی غلوآمیز و اعتماد به نفس و میان تواضع و خجالتی بودن وجود دارد و از آنجایی که افراد شخصیت‌های چندوجهی دارند، گذاشتن برچسب‌های کوتاه بر آنها تقریبا غیرممکن است.»

پاسخ مناسب چیست؟ تیلور می‌گوید: «محتاطانه پیش بروید. اگر می‌دانید فردی قابل‌اعتماد و متعهد هستید، ولی همچنین از اینکه دوستان‌تان شما را به خاطر شوخی‌های زیرکانه‌تان تحسین می‌کنند به خود می‌بالید، بهتر است در بیان خصوصیات خود رفتار محافظه‌کارانه‌‌ای را پیش بگیرید.»

به عنوان مثال، اگر متقاضی شغل حسابداری هستید، صفت یک‌کلمه‌ای شما نباید «خلاقیت» باشد و اگر برای جایگاه کارگردان هنری درخواست کار داده‌اید، خصوصیت «وقت‌شناسی» هم چندان مناسب نیست.

تیلور اضافه می‌کند: «اغلب کارفرماها امروزه به دنبال افرادی با توانایی کار تیمی هستند که تحت فشارها رفتار معقولانه داشته باشند و همچنین خوشبین، صادق، قابل‌اعتماد و متعهد باشند. البته اگر بخواهید خصوصیات خوب را بدون فکر پشت‌سرهم ردیف کنید تا جلب توجه‌ کنید، سخت در اشتباه هستید. این لحظه فرصت خوبی است تا بگویید چگونه از نگاه شما بهترین خصوصیات‌تان با شغل موردنظر به‌خوبی تناسب دارد.»

بیشتر بخوان بیشتر بدان  بیزینس پلن چیست

۳. این موقعیت شغلی را به نسبت دیگر موقعیت‌هایی که درخواست کرده‌اید، چگونه مقایسه می‌کنید؟

چرا این سوال را می‌پرسند؟ آنها قاعدتا می‌پرسند «جاهای دیگری هم درخواست کار داده‌اید؟». نیکلای می‌گوید: «مدیر استخدامی در ابتدا می‌خواهد بفهمد چقدر در جستجوی شغل‌تان فعال هستید. مصاحبه‌گر می‌خواهد بداند که چگونه در مورد دیگر شرکت‌ها و موقعیت‌های شغلی موردعلاقه‌تان حرف می‌زنید و چقدر صادق هستید.»

نکته‌ی فریبنده‌ی آن چیست؟ اگر بگویید «این تنها شغلی است که درخواست کار داده‌ام»، این حرف امتیاز منفی برای‌تان درپی دارد. متقاضیان بسیار معدودی تنها برای یک شغل درخواست می‌دهند و به همین‌خاطر، آنها احتمالا فکر خواهند کرد که شما در گفتارتان صادق نیستید. هرچند اگر آشکارا از دیگر موقعیت‌های شغلی که دنبال‌شان هستید، با نظر مساعد و مشتاقانه حرف بزنید، مدیر استخدامی ممکن است فکر کند که احتمالا برای موقعیت شغلی پیشنهادی آنها دست نیافتنی هستید و از کنار درخواست‌تان می‌گذرد. ‌به‌علاوه، همچنین درست نیست که از دیگر مشاغل و کارفرماها با لحن منفی سخن گفت.

پاسخ مناسب چیست؟ بهتر است بگویید «با چند سازمان مصاحبه شغلی دارم ولی هنوز تصمیم نگرفتم که کدام یک برای آینده‌ی شغلی‌ام گزینه‌ی مناسبی است. نیکلای می‌گوید: «این حرف هم مثبت است و هم مانع از بدگویی راجع به رقیبان می‌شود. دلیلی ندارد که خودنمایی کنید یا میان شرکت‌ها اختلاف بیندازید.»

۴. می‌توانید سه مورد از نقاط قوت و ضعف خود را نام ببرید؟

چرا این سوال را می‌پرسند؟ مصاحبه‌گر به دنبال نکات منفی و چراغ قرمزهایی است که معامله را به هم می‌زنند، از جمله مواردی چون ناتوانی در همکاری خوب با همکاران یا ناتوانی در انجام کار در موعد مقرر. تیلور می‌گوید، «هر شغلی الزامات

نمونه فرم مصاحبه استخدام منشی
نمونه فرم مصاحبه استخدام منشی

خاص خود را دارد، پس پاسخ‌های‌تان باید بیانگر توانایی‌های مربوط به آن شغل باشد و در نقاط ضعف‌تان هم باید روزنه‌ی امیدی دیده شود؛ حداقل باید وانمود کنید که خصوصیات منفی به‌خاطر اقدامات مثبتی که اتخاذ کرده‌اید، کاهش یافته‌اند.

نکته‌ی فریبنده‌ی آن چیست؟ امکان دارد با پرداختن به نقاط مثبت و منفی خود به‌ نوعی خودزنی دچار شوید. مطرح کردن نقاط ضعفتان اگر نهایتا به جنبه‌های مثبتی ختم نشود، آسیب‌زا خواهد بود. ممکن است توانایی‌های‌تان با مجموعه‌‌ی مهارت‌ها یا سبک‌ کاری موردنیاز برای موقعیت شغلی جور نباشد، پس بهتر است از قبل خود را آماده‌ی این سوال کنید وگرنه باید با خطرِ پا گذاشتن به میدان مین روبه‌رو شوید.

پاسخ مناسب چیست؟ مدیران استخدامی می‌خواهند اطمینان یابند که استعداد‌ها و توانایی‌های‌تان دارایی مستقیمی برای موقعیت شغلی‌ خواهند بود و هیچ‌کدام از ضعف‌ها به توانایی کاری‌تان آسیب نخواهد زد. تیلور می‌گوید: «آنها همچنین می‌خواهند ببینند که توانایی‌ خودارزیابی با درایت و اعتماد به نفس را داشته باشید.»

۵. چرا می‌خواهید در اینجا کار کنید؟

چرا این سوال را می‌پرسند؟ مصاحبه‌گران این سوال را مطرح می‌کنند چون می‌خواهند بدانند چه موضوعی بیشترین انگیز‌ه‌ را برای کار به شما می‌دهد، چقدر در مورد آنها تحقیق کرده‌اید و چقدر این کار را دوست دارید.

نکته‌ی فریبنده‌ی آن چیست؟ تیلور می‌گوید: «قطعا دلایل متعددی وجود دارد که به کار کردن در شرکتی علاقه‌مند باشید، اما اینکه چطور آنها را اولویت‌بندی کنید مطالب بسیاری را در مورد شما روشن می‌سازد.»

شاید با خود فکر کنید: «شرکت قبلی به‌اندازه‌ی ارزشم حقوق نمی‌گرفتم» یا «در حال حاضر رئیس بداخلاقی دارم» یا «همه‌چیز برایم علی‌السویه است، ولی مسیر رفت‌و‌برگشت در اینجا خیلی کوتاه و راحت‌تر است» که البته هیچ‌کدام از اینها شما را پیش چشم مدیران استخدامی عزیز نمی‌سازد. به‌علاوه، شما به این طریق در مورد میزان علاقه‌ی‌تان نسبت به موقعیت شغلی موردنظرتان نیز مورد سنجش قرار می‌گیرید.

پاسخ مناسب چیست؟ مدیران استخدامی می‌خواهند ببینند که شما وقت گذاشته‌اید و در مورد شرکت تحقیق کرده‌اید و از صنعت آنها سردرمی‌آورید یا نه. آنها همچنین می‌خواهند بدانند که شما واقعا این شغل (و نه فقط هر شغلی که بشود) را می‌خواهید؛ قابلیت انجام هر کاری را دارید؛ باانرژی هستید؛ می‌توانید مشارکت ارزشمندی داشته باشید؛ رسالت و اهداف آنها را می‌فهمید و مایل هستید که بخشی از آن باشید یا نه.

بیشتر بخوان بیشتر بدان  ایده های استارتاپی

۶. چرا می‌خواهید شغل فعلی خود را ترک کنید؟

چرا این سوال را می‌پرسند؟ تیلور می‌گوید: «رئیس آتی شما به دنبال الگوها یا هر مورد منفی می‌گردد، مخصوصا اگر سابقه‌ی شغلی‌تان پر از موقعیت‌های کوتاه‌مدت بوده باشد. مصاحبه‌گر احتمالا تلاش می‌کند تا دریابد آیا در همکاری با دیگران مشکل داشته‌اید که شغل خود را ترک کرده‌اید، آیا خیلی زود از هر شغلی خسته می‌شوید و اینکه چه موارد منفی دیگری در شما وجود دارند.

نکته‌ی فریبنده‌ی آن چیست؟ اگر سیاستمدارانه پاسخ ندهید، جواب‌تان می‌تواند سوالات و تردیدهای دیگری هم درپی داشته باشد یا اینکه باعث شود کلا شانس کسب چنین موقعیت شغلی‌ای را از شما بگیرد.

پاسخ مناسب چیست؟ آنها امیدوارند که شما به دنبال موقعیت شغلی چالش‌آفرین‌تری باشید که بیشتر با مجموعه‌ی مهارت‌های‌تان جور دربیاید. حواس‌تان باشد که مدیران استخدامی بدشان نمی‌آید که بشنوند فرصت رشد در شرکت‌شان خیلی شما را به این موقعیت شغلی علاقه‌مند ساخته است.

۷. در حرفه‌ی‌‌تان به چه‌ چیزی بیش از همه افتخار می‌کنید؟

چرا این سوال را می‌پرسند؟ مصاحبه‌گران می‌خواهند بدانند که به چه‌ چیزی خیلی اشتیاق دارید؛ فکر می‌کنید در چه موردی نسبت به بقیه بهتر هستید و اینکه به کاری که انجام می‌دهید افتخار می‌کنید یا نه.

تیلور می‌گوید: «به‌عنوان مثال، اینکه پروژه‌ی موردعلاقه‌تان را چگونه توصیف می‌کنید به‌اندازه‌ی خود پروژه اهمیت دارد. تصور می‌شود اگر بتوانید با افتخار و اعتقاد راسخ در مورد گذشته‌ی کاری خود سخن بگویید، همین‌طور هم می‌توانید در جلسات مهم به کارفرمای جدیدتان خودی نشان بدهید.»

نکته‌ی فریبنده‌ی آن چیست؟ مدیران ممکن است تصور کنند که این نوع کار همان شغلی است که بیش از همه به آن علاقه‌مندید یا در آینده می‌خواهید روی آن متمرکز شوید. اگر این امر را در زمینه‌ی طیف وسیع‌تری از مهارت‌ها و علایق قرار ندهید، ممکن است این امر برای‌تان تک‌بعدی به‌نظر برسد،

پاسخ مناسب چیست؟ مدیران استخدامی می‌خواهند دریابند که شما در کنار انرژی مثبت‌تان، توانایی ایجاد علاقه و برانگیختن اشتیاق در دیگران را نیز دارید. تیلور می‌گوید: «اما موردی که باید احتیاط به‌ خرج دهید، این است که در حالت شور و اشتیاق خود برای صحبت درمورد در موفقیت‌ها و دستاوردهای خود، حواس‌تان باشد فشرده و موجز سخن بگویید و وارد حرّافی و پرگویی نشوید. قرار است توانایی‌تان در بیان خوب را، در کارتان نشان دهید، نه حین مصاحبه!»

۸. تا حالا فکر کرده‌اید که بخواهید کارآفرین باشید؟

چرا این سوال را می‌پرسند؟ مصاحبه‌گر شما را آزمایش می‌کند که ببیند هنوز میل پنهانی به راه‌اندازی شرکتی برای خود دارید و نتیجتا کارتان را رها کنید. تیلور می‌گوید: «هیچ شرکتی چنین نیروی کاری نمی‌خواهد، چون در این صورت فکر می‌کنند زمان ارزشمندی که صرف آموزش شما می‌شود و پول‌شان به هدر می‌رود.»

نکته‌ی فریبنده‌ی آن چیست؟ اغلب افراد در برهه‌ای از زندگی خود به میزان‌های مختلفی به فکر راه‌اندازی کسب‌و‌کاری برای خود و کارآفرینی افتاده‌اند. این پرسش فریبنده است، چراکه ممکن است شما ناخواسته فریب بخورید و با علاقه‌ و حدت بسیار در مورد قصد پیشین خود به راه‌اندازی کسب‌و‌کار و رئیس خود شدن حرف بزنید. کارفرما ممکن است نگران باشد که شما هنوز امید داشته باشید که نهایتا کسب‌و‌کار خودتان را راه بیندازید و کار با شما با ریسک ترک شغل‌تان همراه باشد.

پاسخ مناسب چیست؟ اشکالی ندارد که به رئیس آتی خود بگویید که زمانی به فکر کارآفرینی بوده‌اید یا قبلا به عنوان پیمانکار مستقل کار کرده‌اید. با گفتن اینکه قبلا تجربه‌ی این کار را داشته‌اید یا به آن فکر کرده‌اید و به این نتیجه رسیده‌اید که این کار مناسب‌تان نیست، می‌توانید به‌ راحتی به این امر جنبه‌ی مثبتی بدهید. این حرف خیلی بیشتر باورپذیرتر است تا این‌که بگویید: «نه، هیچ‌وقت به فکرش هم نیفتاده بودم.»

بیشتر بخوان بیشتر بدان  مصاحبه شغلی

این سوال فرصتی را برای بحث راجع این امر فراهم می‌آورد که بگویید کار در محیط شرکتی به‌عنوان بخشی از یک تیم می‌تواند برای‌تان خیلی رضایت‌بخش‌تر باشد. همچنین می‌توانید از کار تخصصی در حوزه‌ی خود بیش از جنبه‌های عملیاتی، مالی یا اجرایی کارآفرینی لذت ببرید. شما همچنین می‌توانید با توضیح دادن اینکه دقیقا چرا شرکت آنها برای‌تان خیلی جذاب است، از نگرانی مدیران استخدامی در مورد احتمال ترک شغل‌تان بکاهید.

۹. با چه نوع رئیس و همکارانی بیشترین و کمترین موفقیت را تجربه کرده‌اید و چرا؟

چرا این سوال را می‌پرسند؟ تیلور می‌گوید: «مصاحبه‌گران سعی می‌کنند بفهمند آیا شما اصولا با افراد یا تیپ‌های شخصیتی با مشکل برمی‌خورید. دوما، آنها می‌خواهند بدانند چطور می‌توانید در بهترین حالت خود کار کنید.»

نکته‌ی فریبنده‌ی آن چیست؟ شما با پذیرش تعاملات ناموفق با دیگران، خطر بداخلاق جلوه دادن خود را به جان می‌خرید، مگر اینکه احساسی رفتار نکنید. ممکن است در پاسخ‌تان ناخواسته بعضی از خصوصیات رئیس آتی خود را توصیف کنید. اگر بگویید: «رئیسی داشتم که آنقدر جلسات زیادی برگزار می‌کرد که به‌سختی می‌توانستم به کارم برسم» و مصاحبه‌گرتان مانند لبو قرمز شد، احتمالا به موضوع حساسی اشاره کردید.

پاسخ مناسب چیست؟ تیلور می‌گوید، «آنها بیشتر دوست دارند نکات خوب را بشنوند تا نکات منفی. همیشه بهتر است با نکات مثبت شروع کنید و بعد در آخر نکات منفی را کم‌اهمیت جلوه دهید. لازم نیست طفره بروید، ولی حین مصاحبه شغلی وقت آن نیست که همه‌ی کمبودها و نقص‌های شخصیت‌تان را مطرح کنید. می‌توانید از این فرصت بهره ببرید تا به‌طور کلی در مورد خصوصیات اخلاقی‌ای حرف بزنید که بیش از همه در دیگران تحسین می‌کنید و در عین‌حال، خود را در کار کردن با تیپ‌های شخصیتی مختلف به‌اندازه‌ی کافی انعطاف‌پذیر جلوه بدهید. به‌عنوان مثال، بگویید: «فکر می‌کنم با همه‌جور شخصیتی خوب کار ‌می‌کنم. بعضی از موفق‌ترین روابطم در شرایطی بوده که همدیگر را به‌خوبی درک کردیم و انتظارات متقابل خود را رک و واضح مطرح کرده‌ایم.»

۱۰. اگر می‌توانستید با هر شرکتی کار کنید، دوست داشتید کجا کار کنید؟

چرا این سوال را می‌پرسند؟ مدیران استخدامی می‌خواهند بفهمند که به‌خصوص در برابر رقبا، در کار کردن برای آنها چقدر جدی هستید و میزان وفاداری شما را بسنجند. تیلور می‌گوید: «این امر همچنین به آنها کمک می‌کند نامزدهای شغلی که امکان تغییر جهت از هسته‌ی حرفه‌ی خود را دارند، کنار بگذارند. شاید شنیده باشید بعضی شرکت‌ها مانند گوگل برای کار خیلی ایده‌آل هستند، اما مطرح کردن اسم چنین شرکت‌هایی فایده‌ای ندارد و حتی ممکن است فضا را تیره و تار کند، چون شرکتی که الان در حال محاصبه با آن هستید هم به صورت نظری فرصت داشتن «شغل رویایی‌تان» را به شما داده است. مصاحبه‌گر با این سوال نمی‌خواهد در مورد یک شرکت رویایی مثل گوگل برایش حرف بزنید، پس بهتر است به همین شغل و شرکت فعلی بپردازید.

نکته‌ی فریبنده‌ی آن چیست؟ ممکن است در جریان اتفاقیِ بحث گرفتار بشوید و ناخواسته نام چند شرکت خوشنام و معتبر از زیر زبان‌تان دربرود، اما این امر هیچ خاصیتی ندارد و تنها تردیدهایی را نسبت به اهداف‌تان به مصاحبه‌گر القا می‌کند.

پاسخ مناسب چیست؟ مصاحبه‌گر می‌خواهد بداند که شما اکنون در حال مصاحبه شغلی با شرکتی هستید که اولویت اول‌تان بوده است. بنابراین پاسخ‌تان می‌تواند چنین باشد: «در واقع، من خیلی در مورد شرکت‌های موردنظرم تحقیق کرده‌ام و شرکت‌تان به‌نظر انتخاب ایده‌آلی برای سابقه‌ی شغلی من خواهد بود. برایم خیلی جالب است که شرکت‌تان در صنعت خود حرف آخر را می‌زند و من خیلی تمایل دارم به سهم خود در چنین شرکتی مشارکت داشته باشم.»

 

اميدوارم مطالب براي شما سودمند واقع شده باشد از همراهي شما با جستير سپاس گزاريم.

بیشتر بخوانید:

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.