گزارش کار اداری

سلام خدمت کاربران عزيز به سايت جستير خيلي خوش آمديد در اين مطلب ميخواهيم درباره ي گزارش کار اداری اطلاعاتی در اختيار شما قرار دهيم ما را تا انتهاي مطالب همراهي بفرماييد.

گزارش اداری چیست؟

گزارش اداری عبارت است ازمکاتبه ای که ازسوی واحدهای سازمانی یا مجموعه ای از کارمندان و یا فردی خاص تهیه وطی آن خواسته ها ، پیشنهادات ، نظرات و یا نتیجه اقدامات انجام شده در راستای اجرای دستورات صادرشده ، جهت آگاهی از امور و یا تصمیماتی که باید اتخاذ گردد ، به مقام بالاتر ارائه میگردد . گزارشات اداری در سازمان ها ونهادهای دولتی و خصوصی به کار میرود و اهدف آگاهی از تصمیمات و یا آگاهی از امور اجراشده نوشته میگردند .

چگونه گزارش کار اداری بنویسیم

اگر کارمند سازمان یا شرکتی هستید، احتمالا گاهی مجبورید برای ثبت فعالیت ها و برنامه هایی که انجام می دهید، گزارش کار اداری بنویسید. مثلا به ماموریتی رفته یا به عنوان نماینده مجموعه خود از مکانی بازدید کرده اید؛ یا با افرادی جلسه گذاشته اید. در هر شرایط لازم است خلاصه ای از فعالیتی که انجام داده اید را در قالب گزارش کار اداری مکتوب کرده و به مدیر خود ارائه دهید.

بعضی از کارمندان به دلایل مختلف از نوشتن این گزارش ها سرباز می زنند. حتی اگر نمونه فرم های آماده نیز برای گزارش وجود داشته باشد و به قول معروف لازم باشد «جاهای خالی را با عبارت مناسب پر کنند!»

دلایل مختلفی وجود دارد که برخی کارمندان دست به قلم نشده و گزارش کار نمی نویسند. مثلا:

عده ای از کارمندان و مدیران میانی هم هستند که گزارش کار اداری می نویسند؛ اما گزارش آن ها به دلیل عدم رعایت برخی اصول و قواعد، چنگی به دل نمی زند.

بیشتر بخوان بیشتر بدان  نحوه محاسبه npv و irr در اکسل

اصول نوشتن گزارش اداری

نوشتن گزارش اداری نیز همانند سایر مکتوبات اداری ، مانند نوشتن صورتجلسه ها و یا دستورات اداری ، دارایی کسری قواعد خاص می باشد که در صورت عدم رعایت آنها ، ممکن است گزارش مربوطه فاقد اثرگذاری لازم باشدو منجربه تصمیم گیری های اشتباه گردد . این اصول در نوشتن گزارش اداری عبارتنداز :

نکات طلایی در نوشتن گزارش کار اداری

توجه به چند نکته زیر در حین نگارش گزارش‌های کار اداری، می‌تواند سطح گزارش شما را بالاتر ببرد.

مختصر و مفید بنویسید

حجم محتوای گزارش‌ کار اداری باید به اندازه لازم باشد. نه آن قدر خلاصه و کوتاه بنویسید که مباحث گنگ و نامفهوم شود؛ و نه چنان زیاده‌گویی کنید که حوصله خواننده سر برود.
مستقیم به سراغ اصل مطلب بروید و از طول و تفسیر بی‌مورد مباحث پرهیز کنید. به اطلاعات کم‌اهمیت در گزارش اشاره نکنید. همیشه این نکته را به خاطر داشته باشید که شاید مخاطب شما زمان و وقت محدودی برای مطالعه گزارش‌تان داشته باشد. پس به اندازه، مختصر و مفید بنویسید.

بیشتر بخوان بیشتر بدان  بهترین روش های یادگیری

ساده و روان بنویسید

سعی کنید از واژه‌های آشنا و جملات روان استفاده کنید. در زمان ویرایش گزارش‌، جملات بلند را به جملات کوتاه‌تر تبدیل کنید. این کار نقش مهمی در روان‌شدن متن شما دارد.
در هنگام نوشتن گزارش و هر متن دیگری، خودتان باشید. فرض کنید مخاطب جلوی شما نشسته و شما در حال ارائه گزارش به او به صورت شفاهی هستید. به همین دلیل ادبیات نگارش‌تان را پیچیده نکنید. این کار نوشتن را برای شما سخت می‌کند و در مقابل مخاطب شما نیز در فهم محتوا با مشکل مواجه می‌شود.

دقیق، گویا و شفاف بنویسید

گزارش‌ کار اداری جای هنرنمایی‌های ادبی نیست. بلکه باید جملات را کاملا گویا و شفاف بنویسید. مثلا فرض کنید امروز با نمایندگان یک شرکت جلسه داشتید و باید گزارشی از آن برای مدیرتان بنویسید.
به جای آن‌که بنویسید: «در صبحگاه امروز با نمایندگان شرکت بهمن گستر عصر ایران در محیطی صمیمی درباره نحوه همکاری‌های مشترک جلسه‌ داشتیم.»
باید بنویسید: «سه‌شنبه ۱۸ مهر ۱۳۹۶ در ساعت ۹ صبح با نمایندگان شرکت بهمن گستر عصر ایران در محل شرکت ایشان جلسه داشتیم. موضوع این جلسه….»

زیرعنوان‌های مناسب انتخاب کنید

گزارش‌های طولانی را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید و برای هر بخش عنوان واضح و گویایی انتخاب کنید. مثلا: «نیازهای شرکت بهمن گستر عصر ایران»
این کار نه تنها گزارش شما را ساختاریافته نشان می‌دهد؛ بلکه خواندن و مرورکردن آن را برای مخاطب راحت‌تر می‌کند. از طرفی در مراجعات بعدی به گزارش شما، پیداکردن مبحث مربوطه راحت‌تر است.

برخی داده‌ها را به صورت گرافیکی نمایش دهید

بهتر است برخی اطلاعات آماری را در قالب نمودارهایی صحیح در گزارش نشان دهید. این کار بررسی و تفسیر گزارش را برای مخاطب راحت‌تر می‌کند.

نمونه گزارش کار اداری

شکایت از نمایندگی مجاز شرکت ها

 

بسمه تعالی
جناب آقای مهندس …
مدیریت عامل محترم شرکت …
با سلام
احتراماً , همانطور که مستحضر هستید یکی از راههای جلب مشتری و بقای شرکت های خودروسازی ارائه خدمات مناسب و در راستای آن برخورد مناسب با مشتریان پس از فروش محصولات شرکت است و خدمات پس از فروش به عنوان یک رکن در اطمینان بخشیدن به مشتری از کیفیت محصول و جذب مشتری مورد توجه قرار دارد. اما متاسفانه این امر مهم در برخی نمایندگی ها نادیده گرفته شده است و با وجود برخی افراد که آستانه صبر و تحمل پایینی دارند و به نوعی با مشتریان خوشرفتاری ننموده و موجب سرگردانی مشتری برای گرفتن خدمات پس از فروش که باعث مطالبه گری مشتری نه یک حق بلکه یک گرفتاری محسوب می شود.و چنین برخوردی در یکی از نمایندگی های مجاز .. ( نمایندگی.. نمایندگی …. شرکت ….. در استان تهران شهرستان اسلامشهر) به مدیریت آقای …….. به وضوح مشاهده می گردد. بدینوسیله اینجانب اسماعیل عبادی ضمن تشکر از مدیریت مدبرانه و سازنده حضرتعالی که همیشه با موفقیت همگام بوده و دیگر کارکنان آن مجموعه؛ دیدگاه خود را از نحوه برخورد نامناسب آقای قهرمانی یکی از پرسنل آن نمایندگی با بیشتر مشتریان بحضورتان اعلام می نمایم با توجه به اینکه چنین رفتاری و لو بدلایل ناراحتی از مشکلات شخصی و خانوادگی که هر کسی ممکن است در زندگی با آن مواجه باشد دلیل قابل قبولی نمی باشد و شایسته و درخور همکاران محترم آن شرکت عظیم نمی باشد لذا از حضرتعالی تقاضا دارم دستور رسیدگی فرمایید تا زحمات ارزنده چندین ساله حضرتعالی و سایر دست اندر کاران زحمتکش در پست مدیریتی ایران خودرو زیر سوال نرود. توفیق روز افزون جنابعالی و دیگر خدمتگزاران محترم کشور عزیزمان را از خداوند منان خواهانم.
با تشکر و امتنان
اسماعیل عبادی

بیشتر بخوان بیشتر بدان  بسته بندی محصول

رونوشت: مدیریت محترم نمایندگی …..

 

اميدوارم مطالب براي شما سودمند واقع شده باشد از همراهي شما با جستير سپاس گزاريم.

بیشتر بخوانید:

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.